FAQ

Below are answers to frequently asked questions about OKpilot.

To help you start using OKpilot, please have a look at the manual or click the Easy Start button.

 

Oubli du mot de passe

En cas d'oubli de mot de passe, ou si celui-ci est inconnu, il faut faire une demande modification de mot de passe en utilisant son adresse email à partir du lien disponible sur la page de login.
Nous recommandons de choisir un mot de passe robuste: au moins 10 caractères, un chiffre, une lettre et un caractère spécial.

Oubli du nom d'utilisateur

En cas d'oubli de votre nom d'utilisateur (identifiant / login), il faut faire une demande de récupération de l'identifiant et de modification du mot de passe en utilisant son adresse email à partir du lien disponible sur la page de login.
Le cas échant, nous recommandons de choisir un mot de passe robuste: au moins 10 caractères, un chiffre, une lettre et un caractère spécial.

Comment sont cloisonnées les données ?

Par groupePar entreprisePar sitePar état
Gestion
Constats
Objectifs
Actions
Risques
Indicateurs
Resources
Processus
Conformité légale
Documents
Contrôles et maintenance
E-Learning

Quels sont les prérequis techniques pour utiliser OKpilot ?

Un browser récent avec javascript et cookies activés. Cela inclut:

Voir également: whatbrowser.org

Comment contacter le support OKpilot ?

Si vous ne trouvez pas la réponse à votre question dans les FAQ, vous pouvez contacter le support OKpilot.

France :

Suisse :

Comment sont protégées les données saisies dans OKpilot ?

OKpilot® est hébergé sur un serveur dédié situé dans le centre de données de Gandi SAS en région parisienne offrant toutes les garanties de sécurité (surveillance vidéo, contrôle d'accès biométrique, monitoring 24h/24h, atmosphère contrôlée, groupe électrogène, protection contre le feu). Le serveur est protégé contre les intrusions par un pare-feu (firewall) ne laissant passer que le trafic strictement nécessaire. Des sauvegardes de l'ensemble des données des utilisateurs sont réalisées chaque nuit et conservées au moins 30 jours. L'éditeur d'OKpilot® garantit la confidentialité des données des entreprises utilisatrices: elles ne seront en aucun cas transmises à des tiers. Seuls des administrateurs ayant signé un contrat de confidentialité peuvent avoir accès à certaines données d'utilisateurs, dans le cadre de leur travail.

OKpilot est-il compatible avec les appareils mobiles ?

L'ancien OKpilot fonctionne sur les tablettes et smartphones mais n'est pas opimisés pour les petits écrans et interface tactiles. Une nouvelle version de OKpilot, actuellement en cours de bêta test, compatible avec les terminaux mobiles peut être accédée à https://okpilot.com/fr/. Cette version devrait remplacer l'actuel OKpilot courant 2021.

Ressources ➔ Documents: y-a-t-il une capacité limite ?

Il n'y a pas de limite au nombre de documents qui peuvent être stockés. La taille de chaque fichier est cependant limitée à 200 Mo.

Méthode de calcul utilisée par défaut dans l'outil OKpilot (évaluation)

Méthode de calcul

Dans OKpilot, la méthodologie utilisée par défaut lors d'une évaluation pour le calcul de la moyenne par chapitre/check-list est dite "moyenne pondérée double".

Par rapport à une moyenne simple (faisant figurer au dénominateur le nombre de questions pertinentes), elle a l'avantage que les questions jugées peu pertinentes par l'organisme utilisateur lui-même ne "tirent" pas la moyenne vers le bas, car ces questions ont dès lors "moins de poids". L'évaluation est donc plus équilibrée et les valeurs données sont justes.

(Moyenne arithmétique simple: la pertinence donnée par l'organisme utilisateur aux différentes questions n'est pas prise en compte = problématique

Moyenne pondérée simple: les questions peu pertinentes tirent vers le bas la moyenne, alors qu'elles devraient justement ne pas le faire = problématique) 

Evaluation d'un chapitre

L'évaluation d'un chapitre est faite en utilisant la méthode de calcul décrite ci-dessus. C'est-à-dire, on prend toutes les questions du chapitre, y compris celle sans réponses ayant par défaut une évaluation de 0 et une pertinence à 100% (poussant donc l'organisme utilisateur à répondre aux questions pour améliorer l'évaluation). Puis on calcule la moyenne selon la formule ci-dessus.

Evaluation d'une check-list

L'évaluation d'une check-list est faite de la même manière qu'un chapitre: on prend en compte la totalité des questions de tous les chapitres actuellement actifs (et non pas la moyenne des chaputres). Puis la formule moyenne pondérée double est appliquée.

À la fin du contrat d'utilisation, puis-je récupérer mes données ?

Vous avez en tout temps la possibilité d'exporter la plupart des données d'évaluation et de gestion de votre organisme au format XLSX en cliquant sur l'icône Excel en haut à droite des interfaces correspondantes. Les représentations graphiques (par ex. Benchmarking) peuvent également être exportées en SVG. Pour les interfaces ne supportant pas encore l'exportation, vous pouvez réaliser une impression de la page en PDF ou une recopie d'écran. Veillez à réaliser cela avant la date de désactivation de votre abonnement.

Comment récupérer des données effacées par mégarde ?

Veuillez envoyer un message au support en détaillant le plus possible les données à récupérer :

  • Nom de l'entreprise
  • Site géographique
  • Type de données (par exemple documents, actions...)
  • Login utilisateur
  • Date et heure d'effacement

Si la demande est bien documentée, les données peuvent généralement être récupérées dans les 2 jours ouvrables.

Ouvrir des accès aux responsables d'une partie d'une check-list (administrateur d'entreprise)

Vous pouvez ouvrir des accès personnalisés pour les responsables d'un/plusieurs chapitre(s) d'une check-list (Menu principal>Utilisateurs de l'entreprise). Il est alors possible de leur attribuer des chapitres et/ou questions. Leur tâche sera fortement facilitée.
Comment faire: voir autre FAQ.

Attribuer des chapitres/questions au responsable d'une partie d'une check-list (administrateur)

Pour attribuer un/des chapitre(s) et/ou question(s) à un responsable:

1. Introduire les collaborateurs (Menu principal>Utilisateurs de l'entreprise)

2. Aller sous Evaluation en cours > Chap. X, sélectionner les questions à attribuer (à droite), puis les attribuer à un responsable (en bas).

Sélection des questions attribuées à un collaborateur: voir autre FAQ.

Sélectionner, pour un collaborateur, les questions/chapitre qui lui ont été attribuées (utilisateur)

Pour sélectionner les chapitres / questions attribuées à un collaborateur, aller sous Menu principal > Résultats - listes, puis sélectionner son nom sous "Responsable".

AUDITEURS - Vous découvrez OKpilot: utiliser les favoris auditeurs

Pour les auditeurs: découvrir les fonctionnalités OKpilot favorites des auditeurs en utilisant le bouton "Favoris auditeurs" (en haut à droite du menu principal). Cette liste vous guide pas à pas dans vos interventions en audit.

AUDITEURS - Vous souhaitez intégrer vos remarques dans OKpilot

Utiliser, dans les interfaces des questions, le champ "Notes auditeurs"

Vision d'ensemble des remarques d'un / d'auditeur(s)

Aller dans Menu principal > Résultats-listes, puis sélectionner les "Notes auditeurs"

En préparation d'audit, vérifier la cohérence d'une démarche (chef de projet, auditeurs)

Aller dans Menu principal > Résultats-listes, puis sélectionner les "Critères" critiques: p. ex. questions non-pertinentes, questions en zone rouge - orange, questions inférieures aux prérequis, etc.

Quelles sont les exigences pour obtenir les certifications EcoEntreprise DD&RSE ou Excellence ?

Se rendre sur le site internet EcoEntreprise (www.ecoentreprise.ch) dans la partie "Documents" et lire dans le document "Standards EcoEntreprise" les exigences particulières (supplémentaires) liées à ces niveaux de certification.

Créer un nouvel état d'évaluation ou dupliquer un état d'évaluation existant

Se rendre dans la partie "Check-lists / états à ma disposition" à partir du tableau de bord OKpilot ou du bouton "Changer Check-list / Etat" en haut d'écran OKpilot et choisir "Ouvrir un nouvel état". A partir de l'a, 2 boutons sont disponibles: "créer un état vide" ou "Dupliquer un état existant".

Il est possible que vous n'ayez pas accès à cette fonctionnalité car seules les personnes habilitées à le faire au sein de votre organisme le peuvent. Il faut être "Administrateur entreprise" pour cela. Renseigner-vous sur l'interface "Utilisateurs dre l'entreprise" à ce sujet.

Organismes multisites / multientités : faut-il remplir une ou plusieurs check-lists ?

Solution 1: remplir une seule check-list pour différents sites / entités :

Avantages :

  • efficience (nécessite moins d’heures de travail), aussi bien lors de l’évaluation initiale que du maintien ultérieur
  • meilleure vision de synthèse de l’ensemble des sites
  • maintien facilité les années suivantes

Désavantages

  • risque de ne pas identifier des points forts/faibles spécifiques d’un site / d’une entité: effet de masquage

 

Solution 2: remplir plusieurs check-lists pour différents sites / entités  (potentiellement une check-list par site / entité):

Avantages :

  • évaluation plus fine de la situation de chaque site / entité
  • meilleure appropriation par les responsables

Désavantages

  • éventuelles lourdeur, inefficience à lassitude
  • difficultés de maintenir l’évaluation sur les différents sites

 

Remplir une seule check-list pour un organisme multisites / multientités : critères d’acceptabilité

Compétences : dans une démarche certifiée, l’auditeur évaluera l’acceptation d’une évaluation groupée d’un organisme multisites / multientités (= une seule check-list).

Critères d’acceptabilité : liste non exhaustive, critères et/ou :

  • pratiques de travail harmonisées entre les différents sites / entités
  • éléments du système de gestion prouvant les pratiques de travail harmonisées (= bonnes pratiques, PHS, etc.)
  • organisation centralisée
  • échanges de bonnes pratiques entre les responsables aux différents niveaux
  • audits internes s'assurant de l’homogénéité des bonnes pratiques (check)
  • évaluation : remplissage de la check-list en équipe
  • autres arguments démontrant une harmonisation des façons de travailler

Astuces - nos recommandations:

  • Favoriser, par mesure d’efficience, l’utilisation d’une seule check-list pour les différents sites / entités, si cela est crédible (= si les pratiques de travail sont harmonisées, voir ci-dessus). Il sera toujours possible d’affiner ultérieurement en cas de souhait.
  • Le cas échéant, évaluer la solution combinée de ne remplir qu’une check-list générale pour le groupe, mais de répondre à certains éléments spécifiques pour chaque site / entité (ou les sites principaux), comme p. ex. :
    • certains chapitres de la check-list présentant une variabilité de situation
    • des bonnes pratiques internes, qui peuvent être hébergées sur OKpilot
  • Travailler en équipe pour l’évaluation des bonnes pratiques, en présentiel et/ou à distance (téléphone, vidéoconférence, etc.)
  • Dans le champ « Justification » d’OKpilot, décrire la justification générale, puis des parties spécifiques à un/des sites particuliers
  • Le cas échéant, affecter les chapitres / questions à remplir à un responsable, de façon à lui permettre de filtrer les questions le concernant
  • En cas de doute, contactez votre auditeur assez tôt, dès la planification du projet
  • Utilisations d’OKpilot : il est possible de réaliser
    • des benchmarking intersites
    • une consolidation des évaluations des différents sites

Comment visualiser (trier) les questions ne respectant pas les valeurs minimales prérequises

Pour visualiser (trier) les questions d'une check-list ne respectant pas les valeurs minimales prérequises d'une norme (le cas échéant), l’interface conseillé est « Evaluation > Résultats > Liste » en triant les critères par « inférieur au prérequis ».

Gérer / administrer les états d'évaluation de votre entreprise (Administrateur entreprise)

Dans l’interface d'administration des "Check-lists / Etats d'évaluation", avec votre droit d’accès de niveau Administrateur Entreprise, vous pouvez gérer les différents états d’évaluation existants, en créer de nouveaux et/ou en détruire.

Pour créer un nouvel état ou aller récupérer (dupliquer) les données d’un état existant, cliquer sur « + Ouvrir un nouvel état ».

En utilisant le petit stylo violet à droite des états existants, vous pouvez aller faire des modifications, par exemple supprimer un état ou modifier ses paramètres.
  • Titre: permet de donné un titre personnalisé remplaçant le simple nom de la Check-list , p.ex. "Etat verrouillé pour Audit de suivi DD/RSE nov 2020"
  • Check-list: permet d’aller sélectionner la check-list souhaitée. Lorsque l’on crée un nouvel état de check-list, les cases à cocher "Créer un état vide » et "Dupliquer un état existant » permettent soi de créer un état entièrement neuf et vierge, soi de récupérer/dupliquer toutes les informations (évaluation&gestion) d’un état déjà existant. C’est par exemple ce qu’il faut utiliser pour créer un état verrouillé pour se présenter à un audit de certification.
  • Type d’état: permet d’affiner le classement et les filtres des différents état disponibles avec un choix entre état d' « évaluation », « pré-audit » ou « certification ».
  • Statut: la création d'états permet d'archiver les données d'évaluation par site d'entreprise et ainsi (si souhaité) d'établir un comparatif de ces données à diverses périodes (p.ex évolution trimestriel/semestriel/annuel...).
    Les Admin Entreprise ont les privilèges d'ouvrir de nouveaux états, de fermer ou de verrouiller des états existants.
    • Un état ouvert peut être modifié par les utilisateurs disposant des droits adéquats.
    • Un état fermé ne peut plus être modifié, il est accessible en lecture seule. L'état peut être réouvert ultérieurement par un Admin Entreprise.
    • Un état verrouillé ne peut plus être modifié, il est accessible en lecture seule. L'état ne peut être être réouvert ultérieurement même par un Admin Entreprise. Ce verrouillage est irréversible sauf demande de déverrouillage par email au support OKpilot.
  • Remarques / suivi: permet de laisser des notes relatives à cet état, ne s’affiche nulle part ailleurs que dans ce champ.

Gérer / administrer les utilisateurs de votre entreprise (Administrateur entreprise)

Dans l’interface d'administration "Utilisateurs de l'entreprise", avec votre droit d’accès de niveau Admin Entreprise, vous pouvez gérer les droits d’accès de toutes les personnes ayant des droits inférieurs au vôtre au sein de votre entreprise.

Pour créer un nouvel utilisateur, cliquer sur "+ Ajouter un utilisateur"

Le choix de droits d'accès qui s'offre à vous est le suivant:
  • Contact / désactivé: permet de « garder sous la main » une personne ayant été active sur le compte OKpilot de l'entreprise (pour traçabilité / mémoire) et susceptible de devoir être réactivée. Par exemple un auditeur peut être basculé du mode « Audit » lorsqu’il est en période d’audit à ce mode désactivé quand il ne doit plus forcément avoir accès aux évaluations. Avec ce mode, les users n’ont plus aucun accès au système.
  • Consultation: permet de consulter les informations sur le(s) site(s) déterminé(s), mais ne permet aucune édition (saisie, modification, suppression)
  • Saisie: permet d'éditer les informations sur le(s) site(s) déterminé(s) = saisie, modification et suppression
  • Audit: permet aux auditeurs de consulter les informations sur le(s) site(s) déterminé(s) et d’éditer le champ auditeur qui lui est dédié dans les interfaces d’évaluation des questions (saisie, modification, suppression).
  • Admin site: permet de faire tout ce qui est mentionné sous « Saisie »  ainsi que d’éditer (création, modification, suppression) des états d’évaluation et des utilisateurs (uniquement édition de users avec droits inférieurs à Admin Site), mais uniquement sur le(s) site(s) déterminé(s) auquel il a accès avec des droits «  Admin Site » .
  • Admin entreprise: permet pour tous les sites de l’entreprises (si multisites) de faire tout ce qui est mentionné sous « Saisie »  ainsi que d’éditer (création, modification, suppression) des états d’évaluation et des utilisateurs (uniquement édition de users avec droits inférieurs à Admin Entreprise).
Si vous souhaitez modifier le niveau de droit d’accès d’une personne actuellement en mode « Admin Entreprise », demander par email au Support OKpilot de modifier son statut en précisant quel statut lui attribuer.

Ressources ➔ Tâches: combien de temps sont conservées les anciennes tâches?

Pour des raisons d'optimisation de de la base de données, les tâches terminées dans le délai et sans remarque sont automatiquement effacées 1 an après leur date d'échéance.
Les tâches qui ont une remarque ou qui ont été manquées ou terminées en retard sont conservées indéfiniment.
Par exemple, cela permet de savoir qu'il y a 5 ans, un contrôle n'a pas été fait comme prévu sur un équipement ou qu'une anomalie a été signalée, mais pas de savoir qu'il y a 1.5 an, un contrôle a été fait sans soucis.
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